אם עד היום כאשר ניגשתם לנהל מו”מ עם לקוח נתתם הצעת מחיר שהסתמכה על חישוב אינטואיטיבי מהיר, דעו שבניית מודל מתמטי לקבלת החלטות יכולה לשפר את רווחיות החברה באופן משמעותי וגם את מהירות התגובה שלכם מול המתחרים

צביקה רובינס

”על ידי בניית מודלים לקבלת החלטות ושימוש בהם לפני כל התנהלות עסקית ולפני כל משא ומתן של החברה יכולה לשפר את רווחיותה באופן משמעותי,“ אומר הבעלים של חברת Line Bottom – העוסקת בהשבחת חברות ובין לקוחותיה החברות הגדולות במשק. , המשמש גם כמרצה באוניברסיטת חיפה ובר אילן, עבד בחברות, כמו אמדוקס וקומברס. בקומברס הוא שימש כדירקטור, מנהל ההתייעלות וכמבקר הפנים של החברה וכ- CFO של אזור אמריקה הלטינית ועסק בנושא משא ומתן ובניית מודלים לקבלת החלטות. כמי שעוסק בנושא שנים רבות מאמין שבניית מודלים לקבלת החלטות יכול לשפר את רווחיות החברה ואת מהירות התגובה מול השוק.

מה המשמעות של מודלים לקבלת החלטות?
”המשמעות היא בניית מודל שיבדוק בכל מצב מה התוצאה ואיך הדבר משפיע על החברה ועל פיו לקבל החלטות. נושא בניית מודלים לקבלת החלטות קשור לאסטרטגיית משא ומתן מול ספקים, סוכנים, לקוחות וגורמים אחרים כאחד. ננסה להסביר כיצד ניתן לשפר את עמדתנו במשא ומתן על ידי ”מידול“ נתונים קיימים למודל אחד לקבלת החלטות. ”משא ומתן מול לקוחות וספקים וסגירת הסכמים על כמויות ומחירים יקבעו אם חברה או עסק יצליחו או לא. מידי יום מנהלים, עובדים ובעלי עסקים עוסקים במשא ומתן מול ספקים שונים וגם מול לקוחות החברה, לקוחות קיימים ופוטנציאליים, על מכירת שירותים ומוצרים. ”כמובן שלצד שיש לו יותר זמן, יכולת ניתוח או נתונים, הוא יכול ל“נצח“ במשא ומתן. וזאת ע“י עבודת הכנה משמעותית, איסוף מידע על האלטרנטיבות האחרות בשוק ו“מידול“ המרכיבים השונים במשא ומתן. נושא אחר רלוונטי יכול להיות שיטת ההגשה למכרז בו מקבלים ניקוד על מספר משתנים.“

אתה יכול לתת דוגמאות?
”נתחיל בדוגמאות במשא ומתן מול לקוחות או מודל תמחור לקראת מכרז – תחום ההכנסות: דוגמה של מודל שבנינו עבור חברה בתחום התובלה שמחייבת לקוחות על פי מספר פרמטרים: משקל, מרחק הנסיעה, עלות בסיסית לנסיעה, תוספת עבור כל ק“מ, תוספת עבור כל ק“ג, תעריפי לילה ותעריפי חגים ושבתות. ”כאשר חברה כזו מנהלת משא ומתן מול לקוח קיים או לקוח פוטנציאלי היא צריכה (מעבר לניסיון להציע מחיר תחרותי מול השוק) להגיע להסכם שימקסם את רווחיה בצורה הטובה ביותר. דהיינו השילוב הטוב ביותר שהיא יכולה להשיג מול הלקוח בהינתן כל הפרמטרים הקיימים.“

ואיך עושים זאת?
”כאשר מנהלים משא ומתן מול לקוח קיים רוב הנתונים ידועים: מספר הנסיעות בתקופה, מרחק של כל נסיעה, משקל בכל נסיעה (הממוצע וסטיית התקן) ופרמטרים נוספים. אם מדובר בלקוח פוטנציאלי יש צורך לבקש מספר רב ככל האפשר של נתונים לפני הגשת הצעת המחיר או המשא ומתן. לאחר קבלת הנתונים הקיימים, בהנחה שחסרים מספר פרמטרים, נשתמש בהנחות על פי לקוחות אחרים או על פי ההיגיון על מנת להשלים את המודל. ”כאשר מתכוננים לפגישה יש צורך בהכנה מקיפה ביותר. יש צורך לשכלל את כל הפרמטרים למשוואה אחת שבה לכל אחד ואחד מהמשתנים יהיה משקל מסוים על ההכנסה הפוטנציאלית וכמובן גם על הרווח הנקי של החברה.“

הסבר
”לדוגמה חברה שהמחירון מול הלקוח היה: מחיר בסיס לכל נסיעה 100 – דולר (מחיר מינימום, ללא התחשבות במשקל הבסיסי או במרחק) המחיר מתבסס על נסיעה של עד 20 ק“מ, ועל משקל מקסימלי ללא חיוב של 400 ק“ג. מחיר עבור כל ק“מ מעל 20 קילומטר 20 דולר, ועבור כל ק“ג מעל 400 קילוגרם 10דולר. כאשר מנתחים את הנתונים יש לבדוק מה היה לפני שנה או מה צפוי להיות בשנה הבאה ולנהוג בהתאם בעת המשא ומתן. במקרה הזה מחיר נסיעה ממוצעת היה 162 דולר. ”כאשר פונקצית המטרה היא המחיר האפקטיבי ביצענו
ניתוח רגישות (בודקים כיצד שינוי של אחוז בפרמטר אחד משפיע על התוצאה הכוללת) של כל הפרמטרים: „ אם המחיר הבסיסי יעלה ב,10%- ושאר הפרמטרים יהיה קבועים, המחיר האפקטיבי יעלה ב„ .6%- אם נוריד את מספר הק“מ (שעליהם אנו אמורים לחייב תוספת עבור קילומטר,( ושאר הפרמטרים יהיה קבועים, בקילומטר אחד, נקבל שינוי של 7% במחיר האפקטיבי „ אם נשנה את התוספת עבור כל קילומטר ב1- דולר נקבל שינוי של כ.2%- ”בדרך דומה בדקנו גם את השפעת המשקל והשפעות נוספת על המחיר. לאחר בדיקה של נתון אחד תוך בידוד הנתונים הנוספים ביצוענו חישוב כולל: שינוי של 10% במחיר הבסיס, הורדה של 2 ק“מ ממספר הקילומטרים המאושרים ללא חיוב (נתחיל לחייב החל מ18- ק“מ) והעלאת התוספת לק“מ ב2- דולר, דהיינו .10% ”לאחר החישוב והמשא ומתן קיבלנו שינוי אפקטיבי של 25% על המחיר שנהגנו לחייב בעבר, כלומר מחיר אפקטיבי ממוצע של 203 דולר, יש לציין שבמקרה זה כל השינוי מגיע ישירות לרווח הנקי של החברה. ”לאחר שערכנו בדיקה זו אנו מגיעים מוכנים למשא ומתן ויודעים על אילו מהפרמטרים עלינו להתעקש וכמה, וכמובן על אילו פרמטרים אנו יכולים לוותר ולהיות גמישים. באופן תיאורטי יכול להיות שאם נוריד את משקל המינימום המותר בכל נסיעה ב10%– ואת מספר הקילומטרים המקסימלי של כל נסיעה ב10%– נשפר את הרווח בצורה יותר משמעותית בשינוי במחיר הבסיס ב10%- וההפך.

כל חברה מבצעת את הבדיקה, זה נראה די מורכב?
”כל ארגון או חברה מבצעים בדיקה מעין זאת, הבעיה שרוב הבדיקות מתבצעות אינטואיטיבית ללא בדיקה מדעית, אלא סומכים על תחושות הבטן מה שעלול ליצור הרבה אי דיוקים. המודל שציינו לעיל הוא יחסית פשוט עם מעט פרמטרים, ככל שמספר הפרמטרים רב יותר המודל נהיה מורכב יותר, אך גם הערך המוסף ממנו גדל.“ מה לגבי חברות מתחומים אחרים, כמו חברות היי–טק? ”בחברות היי–טק הפרמטרים הם רבים ולעיתים עלולים להיות מורכבים יותר. למשל, הפרמטרים הרלוונטיים למשא ומתן בחברת היי–טק שמוכרת מוצרים ושירותים, כמו קומברס, אי.סי.איי, אורבוטק יהיו: „ מחיר המוצר – מה יהיה המחיר של המוצר, האם מודל התמחור יהיה לפי מספר המשתמשים, על פי מרכיבי המערכת, האם כדאי לקבוע מדרגות על פי הצמיחה הצפויה של החברה. „ מחיר האחריות לשנה הראשונה – לעיתים חברות מחייבות גם עבור האחריות עבור השנה הראשונה על מנת לתת ללקוח שירותים נוספים מעבר לאחריות הבסיסית. „ תחילת האחריות על פי החוזה – נתון לא פחות חשוב הוא מתי מתחילה האחריות על פי החוזה, כל יום איחור בהתחלת האחריות יביא לאובדן הכנסות, גם מהאחריות הבסיסית וגם לאחר מכן מחוזי השירות מול אותו לקוח. „ תכולת האחריות ולאחר מכן השירות – סעיף נוסף שקשור באופן ישיר לרווחיות החברה הוא תכולת האחריות, מה מכילה האחריות, חלקי חילוף בתשלום או לא? סוגי תקלות שיתוקנו ללא תשלום, ושאלות נוספות שישפיעו על רווחיות הפרויקט ועל רווחיות החברה בכלל. „ מחיר השירות בתום תקופת האחריות – עבור השירות לשנים הבאות מחייבים ספקי השירות אחוז ממחיר המערכת שנמכרה. יש חשיבות לשיעור החיוב על פי ההוצאות הצפויות ועל פי הרווחיות הרצויה. „ הנחה קבועה – ממחיר המחירון במקרה של מכירה נוספת לאותו לקוח. „ שיתוף הכנסות – בין הספק ללקוח. „ תנאי האשראי – תנאי האשראי הופכים להיות רלוונטיים יותר כאשר מחיר המימון של החברה גבוה. „ תנאי המשלוח – לעיתים שינוי בתנאי המשלוח משנה את כל מודל התמחור. ”המודל לקבלה החלטות במקרה זה נהיה מסובך הרבה יותר. ככל שמספר הפרמטרים רב יותר כך יותר קשה לשכללם במודל, דהיינו לבדוק את השפעתם השולית על ההכנסות הצפויות או הרווח הנקי.“

מה לגבי ההוצאות?
”חברה שבוחנת את הרכש מול הספקים חייבת לבחון את המשתנים שהוזכרו קודם אך הפעם ”מהצד השני של השולחן.“ למשל, כאשר עומדים לפני רכישת מחשבים חדשים לארגון, המשתנים הרלוונטיים העומדים לפנינו הם: מחיר המוצר, מחיר התוכנות הנכללות, תנאי התשלום, זמן האחריות ותכולת השירות. כאשר נשווה בין מספר ספקים יש להשוות את כל המשתנים המופעים לעיל ורק אז לקחת החלטה.“
מה משמעות המידול?
”משמעות המידול היא לדאוג שכל הפרמטרים הרלוונטיים לעסקה יופיעו בממד זהה ועל פיו תילקחנה ההחלטות לגבי העסקה.“ לסיכום, אחלאו מאמין שכדאי לבנות מודל מתמטי עבור התנהלות העסק. מודל שיקל על הבנת הפעולות הרבות של כל רכיב בעסק ויאפשר לנו לייעל את העסקים.